面對(duì)變化的社會(huì)環(huán)境和培養(yǎng)創(chuàng)新型人才的目標(biāo)，高校作為培養(yǎng)人才的重鎮(zhèn)也在發(fā)生著變化。為了提高核心競(jìng)爭(zhēng)力，越來越多的高校選擇用信息化手段來優(yōu)化自己的組織管理，中國石油大學(xué)（北京）（文中簡(jiǎn)稱：石大）便是其中的一個(gè)代表，校領(lǐng)導(dǎo)意識(shí)到要想管好一個(gè)龐大的高校組織，選擇一個(gè)適合自己的協(xié)同管理平臺(tái)至關(guān)重要。
　　
　　實(shí)現(xiàn)數(shù)字化校園的突破口
　　
　　在邁向數(shù)字化校園的征途上，學(xué)校選擇了協(xié)同平臺(tái)來更好的實(shí)現(xiàn)其校內(nèi)管理的目標(biāo)。
　　
　　自從教育部在2000年10月做出了建設(shè)校園網(wǎng)工程的決定，“數(shù)字化校園”這個(gè)詞就成了高校的流行語，作為管控著石大網(wǎng)絡(luò)命脈的網(wǎng)絡(luò)中心便把實(shí)現(xiàn)數(shù)字化校園作為自己的奮斗目標(biāo)，但是實(shí)現(xiàn)數(shù)字化校園是個(gè)浩大的工程，需要分階段一步步來。
　　
　　按照數(shù)字化校園的闡釋，其總體規(guī)劃建設(shè)分為三層結(jié)構(gòu)：基礎(chǔ)設(shè)施層、校內(nèi)管理層、服務(wù)接入層，而每一層要建好都是一項(xiàng)大工程。學(xué)校選擇了以校內(nèi)管理層做為數(shù)字化校園戰(zhàn)略上的突破口，從實(shí)現(xiàn)辦公系統(tǒng)、人事、財(cái)務(wù)、教務(wù)等信息系統(tǒng)的實(shí)施和應(yīng)用入手。
　　
　　選擇一個(gè)什么樣的平臺(tái)來實(shí)現(xiàn)校內(nèi)管理眾多的應(yīng)用需求呢?網(wǎng)絡(luò)中心把目光聚焦到了協(xié)同辦公軟件上，這是一個(gè)不同于傳統(tǒng)OA的產(chǎn)品，它是OA產(chǎn)品的一個(gè)傳承但又在管理思想上有極大的突破，它不僅有傳統(tǒng)辦公系統(tǒng)的功能又可以提供一個(gè)信息發(fā)布、知識(shí)共享與協(xié)作溝通的平臺(tái)，學(xué)校決心選一款符合自身特點(diǎn)的協(xié)同平臺(tái)。
　　
　　成立選型工作組堅(jiān)持“零開發(fā)”
　　
　　石大的選型成功經(jīng)驗(yàn)有兩點(diǎn)：一是成立選型工作組，二是堅(jiān)持零開發(fā)的原則。
　　
　　學(xué)校在項(xiàng)目啟動(dòng)之初便成立了一個(gè)協(xié)同選型工作組，這個(gè)工作組由網(wǎng)絡(luò)中心、校長辦公室和人事處三方組成，在整個(gè)選型和決策的過程中工作組起了至關(guān)重要的作用。
　　
　　網(wǎng)絡(luò)中心的陳義陸主任認(rèn)為石大的協(xié)同管理之路zui寶貴的經(jīng)驗(yàn)就是確定并堅(jiān)持了“零開發(fā)”，網(wǎng)絡(luò)中心系統(tǒng)開發(fā)部科長龐飛老師介紹了這一過程，當(dāng)初學(xué)校在項(xiàng)目之初考慮過定制性開發(fā)，但是很快就被自己否定了，他們只給自己提了一個(gè)問題：我們能否提出科學(xué)的符合自身發(fā)展的需求?答案是：“不能”，因?yàn)檫@相當(dāng)于在為學(xué)校的整體發(fā)展做規(guī)劃，需要長期的調(diào)研，并且有過硬的研發(fā)把控能力，而作為一個(gè)以教學(xué)為主的高校并不具備這樣的能力，所以zui終還是放棄了“定制化開發(fā)”這個(gè)華而不實(shí)的夢(mèng)，而堅(jiān)持走“零開發(fā)”路線。
　　
　　有了明確的方向，選型工作組便研究制定了協(xié)同選型原則：一、簡(jiǎn)單易用，不需要經(jīng)過長時(shí)間的培訓(xùn)就能上手;二、穩(wěn)定性強(qiáng)，不能動(dòng)不動(dòng)就死機(jī);三、產(chǎn)品成熟，無需經(jīng)過二次開發(fā)即可使用;四、升級(jí)規(guī)范，不能動(dòng)不動(dòng)就升級(jí);五、品牌可靠，成功案例多，售后服務(wù)到位;六、性價(jià)比高，能做到花zui少的錢辦zui多的事。致遠(yuǎn)A8就是通過這樣一條條嚴(yán)格考核才選定的。
　　
　　有一件事陳主任和龐老師至今記憶猶新，當(dāng)初致遠(yuǎn)軟件的人送給他們一個(gè)軟件的試用版讓他們直接安裝在自己的服務(wù)器上運(yùn)行，而其他廠商只是拿了測(cè)試賬號(hào)在自己的服務(wù)器上演示，這個(gè)小細(xì)節(jié)打動(dòng)了選型小組的所有成員，陳主任說：“正是致遠(yuǎn)軟件對(duì)自己產(chǎn)品的這份兒自信讓他們贏得了我們的信任與尊重。”
　　
　　推廣由“點(diǎn)”及“面”
　　
　　先小范圍試用，取得校長辦公室和人事處等關(guān)鍵部門的支持，再大規(guī)模的推廣，石大這種由“點(diǎn)”及“面”的方法取得了良好的成效。
　　
　　關(guān)于協(xié)同平臺(tái)在全校范圍內(nèi)的應(yīng)用，網(wǎng)絡(luò)中心的陳主任花了一番心思，想出一個(gè)由“點(diǎn)”及“面”的好辦法。這個(gè)“點(diǎn)”是決定協(xié)同應(yīng)用成敗的兩個(gè)關(guān)鍵部門：校長辦公室和人事處。
　　
　　2009年4月致遠(yuǎn)A8試用版開始在學(xué)校的服務(wù)器上運(yùn)行，網(wǎng)絡(luò)中心首先把關(guān)。三個(gè)月后即在校長辦公室及人事處小范圍試用，得到校長辦公室和人事處的肯定。
　　
　　2010年3月學(xué)校召開了一次二級(jí)干部會(huì)議，這次會(huì)議上網(wǎng)絡(luò)中心演示了致遠(yuǎn)A8的所有功能模塊，由此拉開了全校培訓(xùn)的序幕。
　　
　　2010年5月1日校長辦公室發(fā)布通知：此后校長辦公室與各部門之間的溝通來往要全部在A8協(xié)同上進(jìn)行，石大正式走上協(xié)同應(yīng)用之路。
　　
　　截至5月21日，不到一個(gè)月的時(shí)間，共有登記注冊(cè)員工1395人（含臨時(shí)工人員），zui大同時(shí)在線人數(shù)196人，日常在線人數(shù)110人到170人左右，已經(jīng)有十分之一的人開始使用A8協(xié)同管理平臺(tái)辦公，學(xué)校的六位校長幾乎全部成為致遠(yuǎn)A8的忠實(shí)用戶。
　　
　　簡(jiǎn)單才是硬道理
　　
　　“為什么大家喜歡上A8協(xié)同?是因?yàn)樗粌H能滿足我們所有的校內(nèi)管理需求，而且簡(jiǎn)單易用。”網(wǎng)絡(luò)中心的陳主任如是說。
　　
　　為什么需要簡(jiǎn)單易用?石大設(shè)有11個(gè)院（系、部、中心），現(xiàn)有教職工1212人，專任教師724人，教授212人，副教授222人，其中博士生導(dǎo)師148人，中國科學(xué)院院士1人，中國工程院院士1人，雙聘院士6人。這些教職工老師年齡段差距很大，有80后的新生代，也有年過半百的前輩學(xué)者，他們對(duì)于信息化的認(rèn)識(shí)深淺不一，軟件的操作水平也參差不齊，但是無論哪個(gè)年齡段的教職工都能很快學(xué)會(huì)致遠(yuǎn)A8的操作。
　　
　　陳主任笑著說：“當(dāng)初致遠(yuǎn)的銷售人員說曾在十分鐘內(nèi)教會(huì)了一個(gè)沒有電腦基礎(chǔ)的老人用協(xié)同，我們還有點(diǎn)懷疑，直到我們自己試了才相信，原來他的確不是在吹牛”。
　　
　　筆者采訪過程中陳主任接到一個(gè)要求他傳輸一個(gè)文件，他干脆的回復(fù)道：“協(xié)同吧”，放下他便熟練的打開早已登陸的致遠(yuǎn)A8，找到“協(xié)同工作”模塊下的“新建事項(xiàng)”把文件插入文檔，點(diǎn)擊流程一欄選擇了所要發(fā)給的人，又寫了幾句話按動(dòng)發(fā)送按鈕，文件便輕輕松松的傳輸了出去，整個(gè)操作用了不到一分鐘，與此同時(shí)陳主任的協(xié)同桌面彈出一個(gè)對(duì)方“已閱”的對(duì)話框。接到反饋的陳主任滿足的向筆者道：“你看，就是這么方便!”
　　
　　筆者問：“您為什么不用電子郵件呢?”答曰：“電子郵件不能確定收件人是否看了郵件，而協(xié)同不是，它的流程是可視化的，你發(fā)出去的協(xié)同對(duì)方如果看了在右側(cè)的流程里會(huì)出現(xiàn)一個(gè)小眼睛，如果處理了會(huì)打個(gè)對(duì)勾，而且如果對(duì)方回復(fù)了你的信息，立刻會(huì)彈出一個(gè)提示框，這樣的功能電子哪能實(shí)現(xiàn)呢?”
　　
　　自由自在的協(xié)同
　　
　　石大網(wǎng)絡(luò)中心的經(jīng)驗(yàn)：高校中的協(xié)同應(yīng)用更應(yīng)該強(qiáng)調(diào)從人的角度出發(fā)，以服務(wù)的態(tài)度出現(xiàn)而不可強(qiáng)調(diào)管控。
　　
　　高校不同于企業(yè)，可以把所有的工作流程都規(guī)范化，可以用強(qiáng)制型手段將管理思想落地，在這個(gè)生產(chǎn)知識(shí)、傳道授業(yè)解惑的地方，人們崇尚的更多的是思想自由，如果單純從管控角度出發(fā)，協(xié)同管理軟件的到來似乎和老師們追求的思想自由形成了一個(gè)悖論，但如果換個(gè)角度思考就馬上一致起來。
　　
　　網(wǎng)絡(luò)中心的陳主任就找到了這個(gè)一致點(diǎn)，他認(rèn)為協(xié)同應(yīng)用成功的一個(gè)秘訣是將它看做是為“思想自由”這個(gè)目標(biāo)服務(wù)的，一定要讓老師們明白：協(xié)同管理平臺(tái)給大家?guī)淼氖潜憬莸姆?wù)，而不是*的束縛。
　　
　　致遠(yuǎn)A8的自由氣質(zhì)恰恰符合了這個(gè)要求，都說致遠(yuǎn)軟件的產(chǎn)品是剛?cè)嵯酀?jì)，雖然有剛性化流程但它的設(shè)計(jì)理念確是以人為本，石大的老師們就深切的體會(huì)到了這一點(diǎn)。因?yàn)橹逻h(yuǎn)A8是支持意見反復(fù)震蕩的，只要協(xié)同的流程不結(jié)束就可以反復(fù)發(fā)表意見，不管在哪里都可以進(jìn)行思想的碰撞。
　　
　　而且空閑的時(shí)候可以上協(xié)調(diào)看看新聞，看看公告，關(guān)注學(xué)校大環(huán)境;要請(qǐng)假或者人事審批也上協(xié)同，那些都被綁定成固定流程了，填個(gè)單子按個(gè)按鈕馬上就發(fā)出去了，省得自己一趟一趟的往領(lǐng)導(dǎo)那里跑……用了協(xié)同以后非但沒有被管理的感覺而且和同事領(lǐng)導(dǎo)交流起來方便了很多，在老師們眼里協(xié)同并非傳說中的管理平臺(tái)而是一個(gè)交流陣地。
　　
　　同樣歡喜的還有人事處和校長辦公室，以前人事處的一堆表格現(xiàn)在可以放到協(xié)同里，做個(gè)固定流程就可以快速的收集、審批，以前校長辦公室發(fā)個(gè)通知不僅要打印在紙上貼出去還要充分發(fā)揮人際傳播的作用，或打、或口耳相傳，生怕別人不知道，現(xiàn)在有了致遠(yuǎn)A8，只要發(fā)布了新聞或公告就會(huì)在界面右下角彈出一個(gè)小對(duì)話框，想不知道都不行。
　　
　　網(wǎng)絡(luò)中心的陳主任介紹說：雖然學(xué)校的協(xié)同管理之路才剛剛開始，但A8協(xié)同平臺(tái)在教職員工中已是聲名鵲起，而協(xié)同管理的理念正在悄然融入校內(nèi)管理的實(shí)踐中。
　　
　　石大用實(shí)踐證明他們的選型、實(shí)施、推廣、應(yīng)用是成功的，有了致遠(yuǎn)協(xié)同管理平臺(tái)助力校內(nèi)管理，數(shù)字化校園之役首戰(zhàn)告捷，而中國石油大學(xué)（北京）的這段經(jīng)歷也無疑給更多的高校提供了一個(gè)成形的信息化建設(shè)思路。