與其他智能化或弱電項(xiàng)目類似，安防項(xiàng)目的前期基礎(chǔ)準(zhǔn)備工作也尤其重要。根據(jù)安防項(xiàng)目的特性，其前期的基本準(zhǔn)備工作包括了項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃、項(xiàng)目實(shí)施人員、物料準(zhǔn)備、實(shí)施費(fèi)用成本。
項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃
按照計(jì)劃對項(xiàng)目有序的實(shí)施，是保障項(xiàng)目質(zhì)量的關(guān)鍵?？茖W(xué)的項(xiàng)目實(shí)施方案能做到人、財(cái)、物的節(jié)約，做到項(xiàng)目利益zui大化。實(shí)施計(jì)劃主要包括了項(xiàng)目里程碑節(jié)點(diǎn)(項(xiàng)目啟動(dòng)、準(zhǔn)備、實(shí)施、驗(yàn)收)、項(xiàng)目實(shí)施的工期預(yù)計(jì)、對相關(guān)工作進(jìn)行分解、風(fēng)險(xiǎn)預(yù)測及輸出的相關(guān)文檔。
人員組織及培訓(xùn)
在完成項(xiàng)目整體分析和評估后，項(xiàng)目組便要開始對人員進(jìn)行選擇。安防項(xiàng)目實(shí)施人員基本構(gòu)成包括了項(xiàng)目、弱電技術(shù)員、對軟件及前端改造的實(shí)施工程師、文檔管理員。
物料到貨時(shí)間表
從過往的案例來看，由于項(xiàng)目與采購配合不一致，致使項(xiàng)目停工待料的現(xiàn)象累見不鮮，由此造成的人力、時(shí)間等資源成本浪費(fèi)不容忽視。實(shí)際上，物料到貨時(shí)間表的*方案是根據(jù)項(xiàng)目進(jìn)度而制定，將物料及設(shè)備根據(jù)項(xiàng)目進(jìn)度而進(jìn)行事先規(guī)劃，所需物料按批次采購，讓采購部門有充分的議價(jià)時(shí)間，讓財(cái)務(wù)部門合理安排資金。并根據(jù)項(xiàng)目進(jìn)度，隨時(shí)修正到貨時(shí)間，避免資金無謂占用，及有目標(biāo)的降低物料管理成本。
項(xiàng)目實(shí)施費(fèi)用預(yù)算
實(shí)施項(xiàng)目費(fèi)用預(yù)算的目標(biāo)是為了控制整個(gè)項(xiàng)目的實(shí)施成本，只有對費(fèi)用進(jìn)行了預(yù)算，才能對花的每一分錢都做到“精打細(xì)算”。預(yù)算主要分為兩個(gè)部分，一是物料及設(shè)備的硬件費(fèi)用；二是項(xiàng)目實(shí)施產(chǎn)生的交通、人力及協(xié)調(diào)客戶產(chǎn)生的商務(wù)費(fèi)用。
項(xiàng)目事前做了費(fèi)用預(yù)算，那么在項(xiàng)目實(shí)施中，項(xiàng)目即可有的放矢實(shí)施項(xiàng)目，從各個(gè)環(huán)節(jié)來控制費(fèi)用，節(jié)約的費(fèi)用一是可以提取部分來獎(jiǎng)勵(lì)項(xiàng)目成員，提高士氣；二是當(dāng)不可預(yù)見事件出現(xiàn)時(shí)，有靈活的費(fèi)用處理機(jī)制，避免因流程過長，而影響問題的處理，避免風(fēng)險(xiǎn)擴(kuò)大化。
細(xì)分項(xiàng)目，有的放矢項(xiàng)目分類，各施其責(zé)
針對項(xiàng)目特點(diǎn)，將項(xiàng)目分為辦公大樓綜合布線及設(shè)備安裝部分，前端網(wǎng)點(diǎn)改造部分、監(jiān)控中心軟件部署及系統(tǒng)聯(lián)調(diào)部分。對各部分配備相應(yīng)的技術(shù)和管理人員，做到各施其責(zé)。
項(xiàng)目試點(diǎn)，形成技術(shù)手冊
前端網(wǎng)點(diǎn)的地理區(qū)位分散，情況復(fù)雜多樣，為了形成統(tǒng)一的實(shí)施流程，因此試點(diǎn)必須先行。通過試點(diǎn)我們可以提前發(fā)現(xiàn)問題，盡早制定對應(yīng)解決方案，避免隱患。在項(xiàng)目規(guī)模實(shí)施期間，節(jié)約時(shí)間，提高工作效率。
同時(shí)，因項(xiàng)目組成員專業(yè)能力及特長不一，通過試點(diǎn)的考察，我們可以定制出有針對性的人員強(qiáng)化培訓(xùn)方案，保證項(xiàng)目的有效實(shí)施。另外，我們可總結(jié)試點(diǎn)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，制定一套統(tǒng)一、規(guī)范的技術(shù)作業(yè)文檔，規(guī)范內(nèi)部人員在項(xiàng)目實(shí)施的作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，也能夠?yàn)楹笃诳蛻襞嘤?xùn)工作做好鋪墊。
項(xiàng)目問題列表
項(xiàng)目實(shí)施過程中遭遇困難或麻煩是正常的，如何及時(shí)有效的解決問題、處理問題直接關(guān)乎項(xiàng)目的進(jìn)度與質(zhì)量。因此，項(xiàng)目組必須有一個(gè)項(xiàng)目問題列表，能夠避免問題重復(fù)出現(xiàn)，對于已經(jīng)解決的問題，形成解決方案，并制定問題解決的追蹤機(jī)制。對于問題可以明確化，集中資源解決問題。
項(xiàng)目施工日志及項(xiàng)目周報(bào)
項(xiàng)目施工日志主要是便于管理人員了解項(xiàng)目進(jìn)度，并對項(xiàng)目具體實(shí)施做到了記錄，便于以后問題的查找及責(zé)任的追蹤。通過項(xiàng)目周報(bào)，客戶可了解項(xiàng)目整體進(jìn)度的，及早發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目中存在的問題，并協(xié)調(diào)解決這些問題。
安排專人管理文檔
對于文檔管理是非常重要的。從項(xiàng)目計(jì)劃、物料采購清單、施工日志和項(xiàng)目周報(bào)、實(shí)施客戶確認(rèn)、質(zhì)量跟蹤及后期的售后服務(wù)，都需要進(jìn)行一個(gè)文檔管理。設(shè)立專人對文檔進(jìn)行管理。
驗(yàn)收資料準(zhǔn)備要貫穿始終
為了提高整個(gè)項(xiàng)目的實(shí)施效率，也為了節(jié)約項(xiàng)目成本，驗(yàn)收資料的準(zhǔn)備工作從項(xiàng)目啟動(dòng)階段即應(yīng)著手收集，并貫徹項(xiàng)目實(shí)施過程之始末，而非等項(xiàng)目完工后才去倉促地搜集整理。而這包括從設(shè)備的檢查報(bào)告及合格證到施工圖紙，再到功能達(dá)標(biāo)等方面，都需要進(jìn)行全面的準(zhǔn)備。相關(guān)的項(xiàng)目管理人員，應(yīng)該隨時(shí)抽查項(xiàng)目資料的準(zhǔn)備情況。
精細(xì)管理，從點(diǎn)滴做起及時(shí)總結(jié)項(xiàng)目中出現(xiàn)的問題對于項(xiàng)目出現(xiàn)的問題，不應(yīng)該到了項(xiàng)目后期才開始總結(jié)，而應(yīng)該及時(shí)發(fā)現(xiàn)、及時(shí)總結(jié)，形成已知問題處理的標(biāo)準(zhǔn)化。
持續(xù)做好項(xiàng)目驗(yàn)收資料準(zhǔn)備工作，資料的整理是一個(gè)日積月累的過程。在整理驗(yàn)收資料的過程中，同時(shí)能夠發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目中存在的問題，也使得項(xiàng)目中可以及時(shí)做到“查漏補(bǔ)缺”，把問題解決在初始階段和萌芽狀態(tài)。
爭取客戶的支持與配合
項(xiàng)目存在問題是多方面的：有內(nèi)部管理流程，有外部的突發(fā)事件，有在實(shí)際項(xiàng)目實(shí)施中多方的配合困難？其實(shí)我覺得這些都不重要。重要的是一定要得到客戶的支持，才能zui終的完成項(xiàng)目而要獲取要客戶的支持，我們有些工作是必須要提前做的。
不要輕易地把困難拋給客戶，而是要通過自己的努力來解決問題；與客戶建立定期的溝通機(jī)制，避免問題突然嚴(yán)重化；對于在項(xiàng)目遇到的困難，與客戶提出時(shí)候，要能夠提出解決方案，是讓客戶做選擇題，而非問答題。
對項(xiàng)目成員進(jìn)行持續(xù)性培訓(xùn)
項(xiàng)目成員的技術(shù)水平及對項(xiàng)目的理解程度不一。如何提高項(xiàng)目成員的整體素質(zhì)，打造一支的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)呢？我認(rèn)為培訓(xùn)是*的環(huán)節(jié)。持續(xù)性培訓(xùn)，是針對項(xiàng)目的具體情況具體分析，對項(xiàng)目進(jìn)行總結(jié)，保證項(xiàng)目的順利實(shí)施。
培訓(xùn)的方式可以不拘一格，因時(shí)因地制宜。通過PPT系統(tǒng)性地集中培訓(xùn)，或針對單個(gè)問題進(jìn)行現(xiàn)場培訓(xùn)。項(xiàng)目作為主講人一定要明白，項(xiàng)目中存在的問題，如何整體解決問題，方可確保培訓(xùn)的有效性。
精細(xì)化管理，嚴(yán)格成本控制
只有每一個(gè)人都參與到精細(xì)化管理之中,精細(xì)化管理才能落到實(shí)處,才能發(fā)揮出成效。在早期接手項(xiàng)目管理工作階段，筆者也曾發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目管理環(huán)節(jié)存在諸多不足，其中要害莫過于“粗放”。粗放式的管理是浪費(fèi)的元兇，尤其當(dāng)一個(gè)項(xiàng)目的利潤率較低之時(shí)，粗放式的管理極有可能造成項(xiàng)目方虧損。因此精細(xì)化管理就顯得重要了，這就需要項(xiàng)目中的每一個(gè)人都要真正的用心。
1、項(xiàng)目分解
隨著項(xiàng)目的不斷進(jìn)展，需要對項(xiàng)目進(jìn)行不斷的細(xì)分，并對項(xiàng)目細(xì)分部分做出針對性措施或解決方案。
2、做好準(zhǔn)備功課
對于已經(jīng)做了項(xiàng)目細(xì)分的部分，在實(shí)施前就要做好準(zhǔn)備工作，比如交通路線、網(wǎng)點(diǎn)地理位置、充分熟悉圖紙。同時(shí)，還需熟悉項(xiàng)目成員技能，做到因人而用，根據(jù)其能力的特點(diǎn)來加以任用。另外，準(zhǔn)備階段還需對進(jìn)場的軟件與硬件設(shè)備的兼容性進(jìn)行事先測試。
3、技術(shù)手段
比如通過事先在圖紙上計(jì)算線材的走向，做出zui節(jié)約的走線圖，便于線材的節(jié)約。
4.突出工作重點(diǎn)
分清工作的輕重緩急，集中火力解決重點(diǎn)問題。很多時(shí)候，我們因沒有事先規(guī)劃好，將重要不緊急的工作而變成了重要緊急的工作，然后成天勞心勞肺的當(dāng)救火隊(duì)員，因此我們要及時(shí)總結(jié)，做好計(jì)劃，區(qū)分和規(guī)劃好重要不緊急和重要緊急的工作安排。
5、公共成本的控制
控制成本要從點(diǎn)滴做起。比如物料的輸送，我們可以計(jì)算好時(shí)間，原先規(guī)劃走航空的貨物，現(xiàn)在或可改為走鐵路。時(shí)間合理安排后，可以節(jié)約交通費(fèi)用。
