我們社會在高速發(fā)展的同時，安全問題也同時出現(xiàn)，企業(yè)、寫字樓、學(xué)校、小區(qū)等外來人員信息不能詳細的記錄下來。傳統(tǒng)的人工登記由于信息不完整、是否真實不能確定，從而得不到安全保障。錢林訪客機正好可以彌補手動登記存在的這些不足。

但是，想要讓訪客機真正發(fā)揮自身的效能，就需要正確地使用該機器。

• 通過網(wǎng)絡(luò)連接實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。因為企業(yè)是統(tǒng)的整體，所以各部門之間應(yīng)該做好數(shù)據(jù)共享，如果數(shù)據(jù)發(fā)生變動，各部門好做好預(yù)案，及時做好信息新，這樣就不會因為數(shù)據(jù)新速度的問題而初選工作脫節(jié)的情況。
• 開啟預(yù)約系統(tǒng)。有的企業(yè)在接待訪客之前會開啟預(yù)約系統(tǒng)，這樣訪客就可以直接拜訪而不用再次提交申請。預(yù)約系統(tǒng)中，訪客需要將個人信息錄入系統(tǒng)，而訪客機可以對系統(tǒng)中數(shù)據(jù)進行處理，預(yù)約人員可以根據(jù)反饋結(jié)果而確定是否前去拜訪，這樣給訪客和被訪人提供便利的條件。
• 對訪客名單進行及時新。企業(yè)發(fā)展離不開各單位間的合作，談合作就得交流就會拜訪，而大的訪客機會令客戶感到舒適。該設(shè)備的基本功能是記錄訪客信息，當(dāng)訪客到來的時候，信息記錄在設(shè)備中，當(dāng)他們離開就要刪除這些信息，確保順暢的運行速度。

智能訪客機逐漸替代了人工登記方式，體現(xiàn)了高效、快捷、安全。它在諸多行業(yè)中的使用充分的展現(xiàn)出了智能。