登記在紙張上的資料其實非常不保險，紙質(zhì)材料如果存放時間長的話會變質(zhì)，而且紙質(zhì)材料容易受到殊物質(zhì)的腐蝕。即使保存得好，在以后需要用到這些資料時，不僅需要花費大量時間去翻閱，紙張上的字體也會變得模糊。錢林訪客系統(tǒng)能讓這些問題非常輕易的解決。

錢林訪客系統(tǒng)采用的是現(xiàn)代的數(shù)據(jù)保存方式，不再是紙張的保存方式了。并且大量登記數(shù)據(jù)可存儲在本機或網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器上，數(shù)據(jù)可以隨時備份，保證數(shù)據(jù)不會遺失，具有很的可追溯性。而且，它在保存之處都會有明確的時間標簽，也很容易查詢，這樣就避免了繁瑣的翻閱過程。

錢林訪客系統(tǒng)的這功能，受到了大量使用者的歡迎，因為資料可以根據(jù)需要的獲取，而自己只需要在訪客系統(tǒng)上查找翻閱即可，不僅方便而且節(jié)省時間，重要的是大大加長了訪客資料的保存期限。