以往人們采用手寫登記進行來訪者管理，雖然用登記簿可以很全面地進行信息登記，但常常有訪客為了方便而敷衍了事，再者就是字跡潦草，這樣導(dǎo)致訪客信息不完整、難以辨認。也不便于查詢，不僅浪費人力也浪費時間。而些使用了錢林訪客機的單位就不會出現(xiàn)這樣的問題。

錢林訪客機可以快速掃描相關(guān)證件并識別，來訪者的身份信息會直接在系統(tǒng)上通過類別詳細的顯示出來，同時系統(tǒng)可以現(xiàn)場進行拍照從而進步做了真實性的保障。采集好來訪者信息后，會發(fā)放感應(yīng)卡或憑條，訪客入內(nèi)訪問，離開前會再次在登記處將身份信息注銷，便完成了次完整的訪問流程。

錢林訪客機因其率的登記和簡單的操作，受到了諸多事業(yè)單位的認可，利用訪客系統(tǒng)來管理外來訪客人員和保障內(nèi)部安全已成為當(dāng)下的主流模式。