文件控制程序
樂(lè)清威創(chuàng)防爆科技有限公司 ：
威創(chuàng)防爆科技有限公司專業(yè)生產(chǎn)：BXM（D）防爆照明動(dòng)力配電箱 防爆照明箱 防爆動(dòng)力箱 防爆配電箱廠家
1. 適用范圍
1.1 為了使本公司質(zhì)量管理體系所要求的文件予以有效控制，確保各相關(guān)場(chǎng)合所使用的文件屬有效版本，特編制本形成文件的程序。
本程序適用于本組織質(zhì)量管理體系所需的如下各類(lèi)文件：
——有關(guān)方針?lè)矫娴奈募?，包括質(zhì)量手冊(cè)；
——過(guò)程控制文件（質(zhì)量計(jì)劃、程序文件）；
——完成規(guī)定任務(wù)的各種規(guī)程和指導(dǎo)性文件；
——與質(zhì)量管理體系相關(guān)的外來(lái)文件，包括引用的、國(guó)家、區(qū)域和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)（工藝、技術(shù)文件）、合同及相關(guān)方的文件；
——質(zhì)量記錄，等。
1.2 通過(guò)本程序文件的實(shí)施，以確保：
a.文件發(fā)布前得到批準(zhǔn)，以確保文件是適宜、有效的；
b.對(duì)文件進(jìn)行定期評(píng)審，必要時(shí)進(jìn)行修訂，并再次批準(zhǔn)；
c.確保在使用場(chǎng)所，只可得到相關(guān)文件的有效版本；
d.確保文件保存清晰，易于識(shí)別和檢索；
e.從所有發(fā)放和使用場(chǎng)所及時(shí)收回作廢文件，以防止誤用；
f.對(duì)出于滿足法律要求和技術(shù)積累的目的而保留的任何已作廢的文件，進(jìn)行適當(dāng)?shù)臉?biāo)識(shí)；
g.確保外來(lái)文件得到識(shí)別，并控制其發(fā)放；
h.確保識(shí)別文件的現(xiàn)行修訂狀態(tài)；
i.作為質(zhì)量記錄的文件，應(yīng)予以控制。
2. 職責(zé)分配
2.1 行政辦公室負(fù)責(zé)本程序的貫徹實(shí)施，并對(duì)各部門(mén)文件處置進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。
2.2 凡屬各部門(mén)制訂、發(fā)放的文件，應(yīng)報(bào)行政辦公室備案歸檔。
2.3 各部門(mén)設(shè)專人負(fù)責(zé)管理屬本部門(mén)貫徹實(shí)施和簽收、制訂、發(fā)放的文件。
3. 程序描述
3.1 文件的分類(lèi)：
a.按文件來(lái)源分：內(nèi)部文件、外來(lái)文件；
b.按文件類(lèi)別分：質(zhì)量體系文件、經(jīng)營(yíng)性文件（合同、協(xié)議相關(guān)方文件等）、行政法規(guī)性文件、工藝和技術(shù)類(lèi)文件，等；
c.按文件受控狀態(tài)分：受控文件、非受控文件。
3.2 受控文件的程序描述
3.2.1 內(nèi)部受控文件的程序：
a.文件制訂提出部門(mén)擬訂制訂文件的要求；
b.文件的編制；
c.文件的審核（評(píng)審）；
d.文件的批準(zhǔn)；
e.文件的發(fā)放；
f.文件的簽收、使用；
g.文件的修訂；
h.文件的作廢；
i.文件的管理、歸檔。
3.2.2 外來(lái)受控文件的程序
a.文件的收錄（編號(hào)）；
b.文件的批轉(zhuǎn)；
c.文件的發(fā)放；
d.簽收、使用；
e.文件的管理；
f.文件的歸檔。
3.3 受控文件控制程序流程圖
3.3.1 組織（及所屬部門(mén)）制訂、發(fā)放的受控文件流程圖（如附圖1）
3.3.2 外來(lái)受控文件受控流程圖（如附圖2）
3.4 文件編號(hào)
3.4.1 質(zhì)量文件編號(hào)：
a.質(zhì)量手冊(cè)編號(hào)：
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b.程序文件編號(hào)：
c.各種規(guī)程和指導(dǎo)性文件的編號(hào)，由制訂部門(mén)自擬，但必須包括性質(zhì)、制訂部門(mén)、年號(hào)及序號(hào)，四個(gè)方面報(bào)行政辦公室審批。
d.質(zhì)量記錄編號(hào)：
3.4.2 組織的其他文件編號(hào)：
可按組織原文件管理規(guī)定執(zhí)行。
4. 程序說(shuō)明
4.1 文件的編制、審批和發(fā)布
4.1.1文件制訂由承擔(dān)其管理和使用職責(zé)的部門(mén)負(fù)責(zé)提出，并組織編制。
4.1.2 文件審批、發(fā)布的權(quán)限：
a.質(zhì)量手冊(cè)由企業(yè)管理辦公室組織編制，管理者代表審核，法定代表人批準(zhǔn)發(fā)布；
b.質(zhì)量計(jì)劃（質(zhì)量策劃），由生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)部組織編制，部門(mén)負(fù)責(zé)審核，總或分管副總批準(zhǔn)實(shí)施；
c.程序文件由有關(guān)責(zé)任部門(mén)組織編制，部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，管理者代表批準(zhǔn)發(fā)布；
d.規(guī)程性文件與指導(dǎo)性文件，由相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人組織編制，如涉及到多部門(mén)的應(yīng)主要負(fù)責(zé)出面組織，zui終由相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)；
e.技術(shù)文件由技術(shù)部組織技術(shù)人員編制，由技術(shù)部負(fù)責(zé)人審核，總或分管副總批準(zhǔn)發(fā)布；
f.外來(lái)文件中直接引用的各類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范，等，由設(shè)計(jì)室、技術(shù)部或生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)部提出，由總或分管副總批準(zhǔn)發(fā)布；
g.安全管理工作的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，由質(zhì)安部編制并發(fā)布。
4.2 文件的發(fā)放及使用、管理
4.2.1 受控文件應(yīng)蓋有“受控文件”標(biāo)識(shí)的印章，并注明分發(fā)號(hào)。
4.2.2 由行政辦公室統(tǒng)一編制“文件發(fā)放/領(lǐng)用登記表”，按文件主管負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)的發(fā)放范圍發(fā)放。文件領(lǐng)用人應(yīng)在“文件發(fā)放/領(lǐng)用登記表”上簽名，領(lǐng)用相應(yīng)分發(fā)號(hào)的文件。
4.2.3“文件發(fā)放/領(lǐng)用登記表“在所發(fā)放文件的有效期間及作廢后五年內(nèi)，應(yīng)由行政辦公室妥善保管，以確保文件的可追溯性。
4.2.4 文件領(lǐng)用人應(yīng)對(duì)領(lǐng)用的文件加以妥善保管和使用，防止污損、遺失。
4.2.5 受控文件不得隨意自行復(fù)印。如需要時(shí)，使用者應(yīng)向行政辦公室申請(qǐng)領(lǐng)用。
4.2.6 文件因破損嚴(yán)重而影響使用時(shí)，使用者應(yīng)向行政辦公室辦理文件更換手續(xù)，交出破損文件，換發(fā)新的文件，換發(fā)的文件允許使用原文件的分發(fā)號(hào)。
4.2.7 文件遺失后，遺失人應(yīng)填寫(xiě)“文件遺失登記表”，并申請(qǐng)重新領(lǐng)用，由行政辦公室核準(zhǔn)后補(bǔ)發(fā)。補(bǔ)發(fā)文件時(shí)，應(yīng)給予新的分發(fā)號(hào)，并注銷(xiāo)原分發(fā)號(hào)。必要時(shí)，將遺失文件的分發(fā)號(hào)通知有關(guān)部門(mén)，以防誤用。
4.2.8 匯編成冊(cè)的受控文件，應(yīng)按每一單冊(cè)進(jìn)行受控標(biāo)識(shí)，可統(tǒng)一發(fā)放管理。文件合訂本中有受控和非受控的，應(yīng)在受控文件的封面或前頁(yè)加蓋受控標(biāo)識(shí)印章。
4.2.9 受控文件的使用人工作崗位發(fā)生變動(dòng)時(shí)，其使用文件按如下方式管理：
a.在組織內(nèi)部調(diào)動(dòng)其性質(zhì)相同的崗位，保留原使用文件；
b.調(diào)出本組織或調(diào)到組織內(nèi)與質(zhì)量無(wú)關(guān)崗位的，原使用文件由行政辦公室負(fù)責(zé)收回；
c.調(diào)至組織內(nèi)與質(zhì)量有關(guān)的其他崗位的，原使用文件由行政辦公室予以調(diào)整。
4.3 文件的更改
4.3.1 文件需要更改時(shí)，由文件更改提出部門(mén)或人員填寫(xiě)“文件更改申請(qǐng)單”，說(shuō)明更改原因。
4.3.2 文件作局部文字或數(shù)據(jù)修改時(shí)，應(yīng)在被修改文字或數(shù)據(jù)上劃上注明“作廢”，并在臨近適當(dāng)?shù)奈恢脴?biāo)明修改內(nèi)容，并加蓋修改者印章。不允許用修改液對(duì)正式文件進(jìn)行修改。
4.3.3 文件經(jīng)多次修改，或需作較大幅度修訂時(shí)，應(yīng)予以換頁(yè)或換版。原頁(yè)或原版文件作廢，換發(fā)新頁(yè)或新版本。
4.3.4 文件更改的審批及發(fā)放管理，按原文件的管理程序辦理。當(dāng)采用換頁(yè)或換版方式時(shí)，應(yīng)在發(fā)放新頁(yè)或新版的同時(shí)，收回舊頁(yè)或舊版文件。
4.4 文件的作廢
4.4.1 文件作廢時(shí)，應(yīng)由原文件管理部門(mén)發(fā)文，宣布該文件作廢，以防止誤用。受控的作廢文件，應(yīng)按原“文件發(fā)放/領(lǐng)用登記表”名錄逐一收回，并作記錄。
4.4.2 收回的作廢文件，在暫不銷(xiāo)毀前，應(yīng)由該文件管理部門(mén)蓋上“作廢”印章，或歸入作廢檔案類(lèi)。
4.4.3 作廢文件銷(xiāo)毀應(yīng)填寫(xiě)“作廢文件銷(xiāo)毀登記表”，經(jīng)文件管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后予以銷(xiāo)毀。
4.4.4 作備考用的作廢受控文件，由留用人填寫(xiě)“作廢文件留用申請(qǐng)單”，經(jīng)文件管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由文件管理人員加蓋“作廢”印章后方可留用。
4.4.5 合訂本中部分文件作廢而且無(wú)法隔離時(shí)，應(yīng)在作廢文件的封面或首頁(yè)加蓋“作廢”標(biāo)識(shí)印章。
4.4.6 作業(yè)現(xiàn)場(chǎng)不準(zhǔn)保存“作廢”的文件。
4.5 外來(lái)文件的管理
4.5.1 所有與質(zhì)量管理體系有關(guān)的外來(lái)文件，都由行政辦公室負(fù)責(zé)簽收、登記、分類(lèi)、編號(hào)和處理。
4.5.2 行政辦公室根據(jù)外來(lái)文件的類(lèi)別、性質(zhì)遞交組織zui高管理層的有關(guān)人閱批，或直接轉(zhuǎn)發(fā)給有關(guān)職能部門(mén)。
a.屬于上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的行政法規(guī)性和管理性文件，由行政辦公室負(fù)責(zé)保存，并貫徹實(shí)施；
b.屬于工藝、技術(shù)類(lèi)文件，由行政辦公室轉(zhuǎn)發(fā)給技術(shù)部或生產(chǎn)部門(mén)使用，并保存；
c.屬于顧客、供方或相關(guān)方提供的文件資料，由行政辦公室簽收、登錄后，轉(zhuǎn)發(fā)給生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)部使用，管理；
d.凡須從、國(guó)家、地區(qū)或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)中，引用的工藝、技術(shù)規(guī)范，由技術(shù)部負(fù)責(zé)摘錄，編制，并審核其是否屬于有效文本，形成本組織的技術(shù)文件《技術(shù)、工藝標(biāo)準(zhǔn)使用規(guī)定》，經(jīng)總或分管副總審批后，由行政辦公室發(fā)放，技術(shù)部或生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)部使用和保存。
4.5.3 由行政辦公室轉(zhuǎn)發(fā)或發(fā)放的各類(lèi)外來(lái)文件，都須填寫(xiě)“文件發(fā)放/領(lǐng)用登記表”，由行政辦公室保存。
4.6 文件的歸檔
4.6.1 需要?dú)w檔的文件，由行政辦公室按檔案管理規(guī)定，進(jìn)行分類(lèi)、編目、歸檔。
4.6.2 以項(xiàng)目為中心的文件管理，宜采取“一個(gè)項(xiàng)目立一檔”的管理方式，在項(xiàng)
目結(jié)束，產(chǎn)品交付后，由生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)部負(fù)責(zé)收集與該項(xiàng)目有關(guān)的文件資料，移交給行政辦公室歸檔。
4.7 文件的借閱
文件借閱人應(yīng)填寫(xiě)“文件借閱登記表”，經(jīng)文件管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱，并在規(guī)定期限內(nèi)歸還。
4.8 各種媒體的文件，應(yīng)由文件管理人員妥善保存，做到不丟失、不損壞、不變質(zhì)。
5. 文件清單
如下表：
| 編號(hào) | 名稱 | 制訂部門(mén) | 批準(zhǔn)人 | 分發(fā)范圍 | 發(fā)放年限 |
| | 質(zhì)量手冊(cè) | 企業(yè)管理
辦公室 | 總 | 組織zui高管理層、部門(mén)負(fù)責(zé)人 | |
| | 程序文件
（-1，-2…） | 企業(yè)管理 | 辦公室 | 管理者代表 同手冊(cè) | |
| | 質(zhì)量計(jì)劃 | 生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)部 | 分管副總 | 生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)部 有關(guān)人員 | |
| | 技術(shù)、工藝標(biāo)準(zhǔn)、使用規(guī)定 | 技術(shù)部 | 總 | 生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)部、技術(shù)部的管理人員和技術(shù)人員 | |
| … | … | … | … | … | |
| | | | | | |
| | | | | | |
6. 質(zhì)量記錄
6.1 文件發(fā)放/領(lǐng)用登記表
6.2 外來(lái)文件登記表
6.3 文件更改申請(qǐng)表
6.4 作廢文件銷(xiāo)毀申請(qǐng)表
6.5 作廢文件留用申請(qǐng)表
6.6 文件遺失登記表
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